Buchungsabwicklung
Sie haben Ihre Unterkunft versehentlich doppelt belegt, also überbucht?
Laut Reiserecht sind Sie verpflichtet für Ihren Gast eine gleich- oder höherwertige Alternativunterkunft zur Verfügung zu stellen. Informieren Sie Ihren Gast schnellstmöglich über die Überbuchung und eventuelle Umbuchungsmöglichkeiten. Vielleicht ist Ihr Gast in Bezug auf die Anreise/Reisedauer flexibel oder er ist mit einer anderen, gleich- bzw. höherwertigen Unterkunft einverstanden. Mehrkosten für Alternativunterkünfte sind laut Reiserecht von Ihnen zu tragen. Überbuchungen können durch eine konsequente Kalenderpflege vermieden werden.
Anschließend informieren Sie uns bitte über die Vereinbarung, die Sie mit dem Gast getroffen haben. Falls Sie zu keiner Lösung gekommen sind, melden Sie sich in jedem Falle bei uns per E-Mail unter service@lohospo.de oder rufen Sie uns unter 0761/154331-50 an. Wir teilen dem jeweiligen Portal die Überbuchung mit.
Sollte Ihr Gast einmal nicht anreisen (ein sogenannter No-Show) bitten wir Sie, uns dies innerhalb von 48 h nach geplanter Anreise schriftlich an service@lohospo.de mitzuteilen. Antworten Sie bitte nicht direkt auf die E-Mail mit der Sie die Buchungsbestätigung erhalten haben. Wir veranlassen dann die Stornierung im Reservierungssystem bzw. beim Portal. Bitte teilen Sie uns außerdem mit, ob die Buchung kostenfrei oder kostenpflichtig storniert werden darf. Abschließend erhalten Sie eine Stornobestätigung für diese Buchung.
Bitte halten Sie diese Frist von 48 h unbedingt ein, spätere Meldungen von Nichtanreisen können je nach Portal nicht immer berücksichtigt werden und die Provision wird dann berechnet.
Bei Nichtanreisen können Sie dem Gast Stornogebühren in Rechnung stellen, sollte keine erneute Belegung möglich sein. Erfolgt die Bezahlung des Reisepreises direkt beim Portal, erhalten Sie die Stornogebühren über Lohospo (dann abzgl. Provision). Bitte denken Sie hier daran, uns Bescheid zu geben, ob Sie den Zeitraum wiederbelegen konnten oder nicht.
Die Kontaktdaten Ihres Gastes finden Sie auf Ihrer Buchungsbestätigung.
Wir empfehlen Ihnen nach der Buchung Kontakt mit Ihrem Gast aufzunehmen, um Details zur Zahlungsabwicklung sowie zur Anreisezeit und Schlüsselübergabe zu besprechen.
Beispiel:
Eine kleine Ausnahme gilt für Buchungen über das Portal Booking.com und Airbnb.
Bei Booking.com-und AirbnbBuchungen wird die E-Mail-Adresse des Gastes verschlüsselt auf der Buchungsbestätigung ausgelesen. Schreiben Sie an diese verschlüsselte E-Mail-Adresse. Die Mail wird an den Gast weitergeleitet. Wichtig: versenden Sie keine Anhänge an die verschlüsselte E-Mail-Adresse. Diese werden nicht übermittelt.
Ihr Gast teilt Ihnen mit, dass er die Buchung stornieren möchte? Schreiben Sie eine E-Mail an den Gast, in der Sie darauf hinweisen, dass er seine Buchung über ein Portal getätigt hat und dementsprechend auch dort stornieren muss. Sobald der Gast dies getan hat, erhalten Sie eine Stornobestätigung. Erst dann ist die Buchung korrekt storniert.
Der Termin wird in Ihrem Kalender automatisch wieder freigegeben sobald die Stornierung durchgeführt wurde. Sie können Stornogebühren geltend machen, insofern Sie den Zeitraum nicht erneut belegen konnten.
Die Höhe der Stornokosten richten sich nach den hinterlegten Stornobedingungen, je nachdem wie lange der Zeitraum zwischen Stornierung und Anreisetermin war.
Ausnahme: Für Buchungen, die über die Portale airbnb.de, atraveo.de getätigt wurden, wenden Sie sich bitte an uns. Hier werden die Stornokosten direkt vom Portal beim Gast eingefordert.
In der Regel bezahlt der Gast den Reisepreis direkt bei Ihnen. Wir empfehlen, insbesondere bei Buchungen, die weit im Voraus getätigt werden, eine Anzahlung in Rechnung zu stellen. Der Gast fühlt sich so an seine getätigte Buchung gebunden und die Hemmschwelle zu stornieren steigt, wenn ein gewisser Betrag bereits bezahlt wurde.
Ihre Konditionen zur Anzahlung bitten wir Sie uns mitzuteilen. Diese werden im Reservierungssystem hinterlegt und dem Gast auf seiner Buchungsbestätigung mitgeteilt. Kontaktieren Sie den Gast nach der Buchung und machen Sie ihn auf die Anzahlung aufmerksam. Kontrollieren Sie den Zahlungseingang und erinnern Sie den Gast gegebenfalls.
Wichtig: Die Anzahlungsaufforderung bei Booking.com Buchungen muss unbedingt über die verschlüsselte Booking.com E-Mail Adresse des Gastes erfolgen, damit Booking.com und Lohospo die Aufforderung nachvollziehen können. Ansonsten ist keine Fristsetzung von 24 h und damit verbunden keine Stornierung bei nicht erfolgter Anzahlung möglich. Versenden Sie an Booking.com E-Mail Adressen keine Anhänge. Diese können nicht zugestellt werden.
Ausnahme: Bei den Portalen Airbnb und Atraveo zahlt der Gast direkt beim Portal. Sie erhalten den Reisepreis von Lohospo abzüglich Provision. Hier ist keine Anzahlung möglich.
Sie nutzen in Ihrem Hause ein Hotelsystem oder einen Channel-Manager (PMS)?
Es bestehen zahlreiche Schnittstellen zu den gängisten Hotelsystemen und Channelmanagern (PMS). Somit können Sie Ihre Verfügbarkeiten/Kontigente/Preise ganz bequem zu Ihrem Lohospo-Unterkunftseintrag übertragen. Wir haben für Sie die wichtigsten Informationen für die Anbindung zusammengestellt. Laden Sie diese einfach runter. Außerdem finden Sie darin auch eine Liste aller Systeme, die angebunden werden können.
Bei Fragen, die Ihre bestehende Anbindung betreffen, wenden Sie sich bitte direkt an Ihren Channelmanager.
Ihre Ferienunterkunft ist für Sie eine Herzensangelegenheit und Sie haben viel Aufwand in eine hochwertige Ausstattung gelegt? Dann empfehlen wir Ihnen, Ihr Eigentum im Falle kleinerer Beschädigungen im Rahmen einer Kaution, die Sie bei Anreise von Ihren Gästen entgegennehmen, zu schützen. Eine Kaution verspricht nicht nur Absicherung, sondern schärft auch den Sinn für verantwortungsbewusstes Verhalten seitens des Gastes.
Legen Sie einen nachvollziehbaren Betrag für die Kaution fest. Gäste haben zumeist Verständnis, wichtig ist jedoch, dass sie vorab korrekt informiert werden. Um dies zu gewährleisten, sind auch seitens der Portalpartner verbindliche Angaben gefragt.
WICHTIG ► Bitte teilen Sie uns jegliche Information oder Änderung bezüglich Ihrer Kautionshandhabung mit !
Wie lege ich die Höhe der Kaution fest?
Die Höhe der Kaution sollte in einem nachvollziehbaren Zusammenhang mit Ihrem Übernachtungspreis stehen, je nachdem wie groß und wie aufwendig die Unterkunft ausgestattet ist. Bitte informieren Sie unseren Gastgeber-Service über die gewünschte Höhe der Kaution per Email an service@lohospo.de
Wo kann ich den aktuellen Stand meiner Kaution einsehen?
Sie können im TMANAGER in Ihren Stammdaten unter den Beschreibungstexten beim Punkt "Wichtige Zahlungsinformationen und sonstige Konditionen" die Angaben zur Kaution einsehen.
Diese werden auf der Buchungsbestätigung an den Gast ausgewiesen:
! Bitte nehmen Sie keine Änderungen ohne unser Wissen vor. Denn wichtig ist, dass auf allen Buchungsportalen die Informationen einheitlich vorhanden sind. Hierfür trägt Lohospo Sorge.
Gastgeber Absicherung plus: Wer ganz sicher gehen will, der füllt mit den Gästen ein Übergabeprotokoll beim Bezug der Wohnung aus, damit bei Abreise etwaige neue Schäden gemeinsam festgestellt werden können.
Sobald eine Buchung bei Ihnen eingegangen ist, können Sie die Zahlungsmodalitäten individuell mit den Gästen absprechen. Denn die Gäste zahlen den Reisepreis direkt an Sie.
(Eine Ausnahme bilden die Inkassoportale Airbnb und Atraveo. Hier wurde der Reisepreis bereits an das Portal gezahlt. Einen Vermerk zum Thema Zahlung finden Sie immer auch auf der jeweiligen Buchungsbestätigung und können so sichergehen.)
Tipps für die Anzahlung
Wir empfehlen Ihnen, von jedem Gast eine Anzahlung zu verlangen.
- Eine Vorlage finden Sie hier→ Mustertext Anzahlung auf deutsch, englisch, französisch
- Senden Sie die Anzahlungsaufforderung - bitte immer ohne Anhang - per E-Mail und unter Angabe des Betrages, des Fälligkeitsdatums und Ihrer Bankverbindung.
- Die Adresse des Gastes finden Sie auf der jeweiligen Buchungsbestätigung.
- Bei Gästen, die aus dem Ausland gebucht haben, bitte immer auf Englisch senden.
- Zahlungsziel: Sie als Gastgeber entscheiden, wie lange Sie den Gästen Zeit geben, die Zahlung zu leisten.
► Anzahlung wird nicht fristgerecht geleistet
Geht eine Zahlung nicht fristgerecht bei Ihnen ein, melden Sie sich gerne bei uns per Mail an service@lohospo.de oder telefonisch unter 0761-154 331 50. Wir können dem Gast dann entweder eine weitere Fristverlängerung durch das Portal geben lassen. Oder wir lassen die Buchung direkt stornieren, sodass Sie die Wohnung zur online Buchung wieder freigegeben wird.
Klar kommunizierte Stornokonditionen sind bei der Onlinebuchung besonders wichtig. Diese müssen unkompliziert und einfach verständlich sein, damit der Gast sie gut erfassen kann. Sie als Gastgeber können bei Lohospo aus fünf vorgegeben Stornokonditionen wählen:
- bis 2 Tage vor Anreise kostenfreies Storno, danach 90% Stornokosten
- bis 7 Tage vor Anreise kostenfreies Storno, danach 90% Stornokosten
- bis 14 Tage vor Anreise kostenfreies Storno, danach 90% Stornokosten
- bis 30 Tage vor Anreise kostenfreies Storno, danach 90% Stornokosten
- bis 60 Tage vor Anreise kostenfreies Storno, danach 90% Stornokosten
Gerade in der Corona-Zeit wünschen sich Gäste möglichst flexible Stornokonditionen. Je flexibler Sie hier sein können, desto höher ist die Chance auf Buchungen.
Entscheidungshilfe: Gäste möchten heutzutage die Stornokonditionen schnell und auf einen Blick erfassen können.
Grundsätzlich gilt: je länger der kostenfreie Stornozeitraum, desto höher ist die Chance auf Buchungen.
Hotels und Gästehäuser bieten ihren Gästen in der Regel einen eher längeren kostenfreien Stornozeitraum an; Gastgeber mit weniger Einheiten (Ferienwohnungen) entscheiden sich meist für strengere Stornokonditionen (kürzerer kostenfreier Stornozeitraum). Die Auswahl muss jedoch für Sie im Gastgeber-Alltag praktikabel sein.
Es gelten zwei Ausnahmen:
Bei unserem buchungsstarken Partner Airbnb können wir Ihre Unterkunft nur dann ausspielen, wenn Sie eine kostenfreie Stornierung bis 30 Tage vor Anreise akzeptieren. Strengere Stornokonditionen werden von Airbnb derzeit nicht akzeptiert.
Das Portal atraveo gibt fixe Stornobedingungen vor:
bis zum 42. Tag vor Reiseantritt 25%
bis zum 28. Tag vor Reiseantritt 60%
ab dem 27. Tag vor Reiseantritt 90%
Wir empfehlen Ihnen dem Gast zur Absicherung der Buchung eine Anzahlung in Rechnung zu stellen.
Hier können Sie aus drei Vorgaben wählen:
- Anzahlung bei Buchung
- Anzahlung bei Beginn des kostenpflichtigen Stornozeitraumes
- keine Anzahlung