Wie kann ich eine Eigenbelegung eintragen bzw. löschen?
Wo und wie Sie eigene Buchungen in Ihren Belegungsplan eingeben können, erfahren Sie hier in nur wenigen Schritten. Bitte loggen Sie sich zunächst in Ihrem Smart Manager mit Ihren Zugangsdaten ein.
Es öffnet sich das Cockpit Ihres Smart Managers. Klicken Sie nun in der linken Menüleiste auf den “Kalender”
Nun sehen Sie das folgende Fenster:
Um eine Eigenbelegung einzutragen klicken Sie nun auf den kleinen Kreis links neben “Neue Buchung” und anschließend auf “Erstellen”. Nun sollten Sie das folgende Fenster sehen können:
Oben sehen Sie nun nochmal unter “Wohnung/Zimmer” die ausgewählte Unterkunft. (Bei mehreren Leistungen können Sie hier auch eine andere Kategorie auswählen)
Darunter sehen Sie in der Spalte “Zeitraum vom” den Zeitraum für welchen gebucht werden soll.
Unter “Belegung/Gäste” können Sie nun eintragen, wie viele Personen (Erwachsene / Kinder) anreisen werden.
Das System zieht sich jetzt automatisch den Gesamtpreis für diese Buchung aus Ihren hinterlegten Preisen. Sollten Sie den Gäste einen günstigeren Preis geben wollen, können Sie diesen durch anklicken verändern.
Auf der rechten Seite können Sie unter “Kundendaten” noch den Namen Ihrer Gäste sowie eine Telefonnummer und E-Mail Adresse hinterlegen (Sofern Sie keine E-Mail Adresse hinterlegen, kann später auch keine Bestätigung an die Gäste versendet werden!).
Wenn die Daten soweit alle korrekt ausgefüllt sind, klicken Sie rechts unten auf "speichern".
Die Eigenbelegung wird Ihnen nun in grün in Ihrem Belegungsplan angezeigt.
Durch Anklicken des grünen Balkens, erhalten Sie nochmals alle eingetragenen Informationen sowie die Buchungsnummer. Ebenfalls können Sie durch Klick auf den Balken die Buchung auch wieder stornieren.
Es öffnet sich das folgende Fenster:
Sofern Sie eine Buchung wieder stornieren möchten, können Sie hier nun links unten auf “Storno” klicken.
Was bedeuten die verschiedenen Farben in meinen Belegungsplan?
Die verschiedenen Farben zeigen Ihnen an um welche Art von Belegung es sich handelt. Bitte beachten Sie hierzu die Legende am Ende der Seite.
Wie versende ich eine Buchungsbestätigung?
Bitte loggen Sie sich zunächst in Ihrem Smart Manager mit Ihren Zugangsdaten ein. Es öffnet sich das Cockpit Ihres Pflegesystems. Klicken Sie nun in der linken Menüleiste auf den “Kalender”
Es öffnet sich das folgende Fenster:
Klicken Sie nun auf die Belegung für welche Sie eine Buchungsbestätigung versenden möchten.
Durch Anklicken des grünen Balkens, öffnet sich das folgende Fenster. Klicken Sie nun rechts unten auf “Bestätigung”.
In der Zeile Empfänger, sehen Sie nun die E-Mail der Gäste, welche Sie bei der Eigenbelegung hinterlegt hatten.
Sie können nun noch einen Betreff sowie eine Nachricht für die Bestätigung verfassen.
Mit dem Klick auf “E-Mail senden” wird die Bestätigung an Ihre Gäste versendet.
Alternativ können Sie sich die Buchungsbestätigung herunterladen. klicken Sie hierzu auf “PDF Download”.
Ich möchte gerne ein Angebot versenden, wie geht das?
Wo und wie Sie ein Angebot an potenzielle Gäste versenden können, erfahren Sie hier in nur wenigen Schritten. Bitte loggen Sie sich zunächst in Ihrem Smart Manager mit Ihren Zugangsdaten ein. Es öffnet sich das Cockpit Ihres Pflegesystems. Klicken Sie nun in der linken Menüleiste auf das Kalender-Symbol "Belegung".
Es öffnet sich das folgende Fenster:
Nun sehen Sie eine Übersicht Ihrer Unterkunft und Ihrer Belegungen. Klicken Sie nun auf den gewünschten Anreisetag, es öffnet sich dann das folgende Fenster:
Um ein neues Angebot zu erstellen, klicken Sie nun auf den kleinen Kreis bei “Neues Angebot” und anschließend auf “Erstellen”. Nun sollten Sie das folgende Fenster sehen können:
Tragen Sie nun wieder den gewünschten Reisezeitraum sowie die Anzahl der Personen ein. Der Gesamtbetrag wird wieder automatisch aus den hinterlegten Preisen gezogen.
In den “Kundendaten” tragen Sie nun Name, E-Mail Adresse und Telefonnummer ein.
Sofern alle Daten korrekt hinterlegt sind, klicken Sie rechts unten auf “Speichern”.
Nun öffnet sich automatisch das folgende Fenster:
Hier können Sie nun das Angebot an Ihre Gäste per E-Mail versenden.
Das versendete Angebot wird Ihnen wie folgt in Ihrem Belegungsplan angezeigt:
Sie können nun auf das “A” klicken. Auf der linken Seite sehen Sie nun die folgende Übersicht:
Wenn Sie nun auf das Angebot klicken, öffnet sich die folgende Übersicht:
Sollten sich die Gäste für die Buchung entscheiden, können Sie diese nun über den blauen Button “verbindlich einbuchen” und aus dem Angebot eine Eigenbelegung machen. Ihr Kalender wieder somit automatisch als belegt gemeldet.
Sollten die Gäste die Buchung nicht wünschen, können Sie das Angebot rechts unten über den Button “Storno” wieder löschen.
BITTE BEACHTEN SIE, dass ein versendetes Angebot unverbindlich ist und Ihren Kalender nicht als belegt meldet. Die Unterkunft kann weiterhin über Online Portale gebucht werden für diesen Zeitraum.
Ich verreise einige Zeit, ist es möglich meine Unterkunft zu sperren?
Wo und wie Sie Ihren Kalender sperren können, erfahren Sie hier in nur wenigen Schritten. Bitte loggen Sie sich zunächst in Ihrem Smart Manager mit Ihren Zugangsdaten ein. Es öffnet sich das Cockpit Ihres Pflegesystems. Klicken Sie nun in der linken Menüleiste auf das Kalender-Symbol "Belegung".
Es öffnet sich das folgende Fenster:
Nun sehen Sie eine Übersicht Ihrer Unterkunft und Ihrer Belegungen. Klicken Sie nun auf den gewünschten Tag an dem die Sperre beginnen soll, es öffnet sich dann das folgende Fenster:
Um ein neues Angebot zu erstellen, klicken Sie nun auf den kleinen Kreis bei “Neue Sperre” und anschließend auf “Erstellen”. Nun sollten Sie das folgende Fenster sehen können:
Tragen Sie nun wieder den gewünschten Zeitraum ein an dem Sie keine Gäste aufnehmen können.
Im Kommentarfeld haben Sie die Möglichkeit eine kurze Info für Sie selbst zu hinterlegen, wie z.B. Urlaub.
Die Information ist jedoch lediglich für Sie. Die Gäste können dies nicht sehen.
Klicken Sie anschließend rechts unten auf speichern. Sie können die Sperren nun in Form eines roten Balkens in Ihrem Belegungsplan sehen.
Sollten Sie eine Sperre wieder löschen wollen, so klicken Sie einfach auf den roten Balken. Es öffnet sich das folgende Fenster:
Klicken Sie rechts unten auf “Sperre löschen”. Im Anschluss bestätigen Sie Ihr Vorhaben:
